جستجو

برآنیم با اندیشه ای نو متفاوت باشیم

مبلمان اداری

نظام آراستگی 5S چیست ؟


5s یک فرآیند5 مرحله ای بوده که در هر مرحله با توجه به اصول این نظام، فعالیتی صورت می گیرد که در نهایت در انتهای این فرآیند یک محیط کاری منظم و منسجم را فراهم می کند که در آن مدیران و کارمندان طبق اصولی دقیق به فعالیت می پردازند. در ادامه از ضرورت های اجرای این نظام و تعریف هر کدام از مراحل آن به تفصیل می پردازیم و در نهایت  با خواندن مزایای آن، شما ایده و انرژی لازم را برای انجام این مراحل در محیط کار خود را بدست می آورید.


از ضرورت های مقدم بودن اجرای این نظام می توان به نمونه های زیر اشاره گردد:

سرعت دستیابی افزایش می یابد .
نتایج برای همه ی افراد قابل درک است .
محیط کاری تمیز و سازمان یافته خواهد شد .
عمر وسایل و آلات کار افزایش می یابد .
هزینه پیاده سازی پایین


عبارت « پنج اس » 5S  براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است:


ساماندهی Seiri
پاکیزه سازی Seiso
نظم و ترتیب Seiton
استانداردسازی Sekitsu
انضباط Shitsuke


ساماندهی (سازماندهی ، تفکیک و تعمیر  یا  Seiri )

ساماندهی Seiri

 به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا کردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می‌باشد. برای مثال اشیایی که از آنها استفاده نمی کنیم را دور بیاندازیم مانند برگه هایی که دیگر از آنها استفاده نمی کنیم.




نظم و ترتیب (Seiton )

نظم و ترتیب Seiton


در این مرحله باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را که قبلا در اس یک  شناسایی نموده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت (زیر 30 ثانیه). نمونه هایی از اجرای این S :


-  اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری)
-  اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق کاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن کتابها و جزوات و دستورالعملها)
-   برچسب گذاری و شناسایی کلیه زونکنها، فایلها، قفسه ها ( برچسب گذاری فایلها به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد)
-   آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونکن سوابق به محل بایگانی، مرتب کردن اقلام و وسائلی که روزانه با آن سر و کار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار).
-   نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).
-  طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد ( استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن ).



پاکیزه سازی (  Seiso )

پاکیزه سازی Seiso


پاکیزه سازی یعنی پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم. نمونه هایی از اجرای این S:


-  تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه پرسنل ).
-   انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات
-  شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن
-   تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله بعداز کثیف شدن).
-  پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، کشوها و...).



استانداردسازی (   Seikitsu )

استاندارد سازی Seiketsu


تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چک لیستهای مناسب محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این S:


-  بازبینی دوره ای (تشکیل کمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
-   علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار کارکرد بالا ).
-   علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده ( علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع ).


 

انضباط ( Shitsuke )

انظباط Shitsuke


 انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار درست است.کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید. نمونه هایی از اجرای این S :


- تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط ).
- تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات ).
- توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای کار مناسب در اداره و یا سازمان ).



پس از اجرای نظام آراستگی 5S



مشکلات اجرای 5S :


•    عدم آموزش کافی کارکنان جهت اجرای صحیح این سیستم

•    عدم شناخت کافی از این نظام و توانائیهای آن و عدم حمایت لازم مدیران ارشد

•    عدم توجه به تداوم اجرای اصول 5S و بلند مدت بودن اجرای آن

•    ساده انگاشتن نظام 5S  و عدم بررسی عمیق آن

•    برداشت ناصحیح از هزینه بر بودن اجرای این نظام در اوایل اجرای آن


مزایای اجرای نظام آراستگی 5S :


•    جلوگیری از آتش سوزی، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و سایر حوادث مشابه در اثر کاهش تراکم مواد زائد و ضایعات و مراقبت از آنها.

•    جلوگیری از دور ریختن مواد، قطعات سالم به همراه ضایعات و زوائد

•    جلوگیری از گم شدن و یا مخفی ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با یکدیگر در اثر انباشت نامنظم آنها.

•    نمایان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگیری از پنهان شدن آنها از چشم

•    جلوگیری از هر گونه نشت آب، روغن، گاز، باد و سایر مواد به منظور ایجاد ایمنی و جلوگیری از ضایع شدن و نیز صرفه جویی در انرژی.

•    جلوگیری از انباشته شدن ضایعات

•    افزایش درآمد ناشی از فروش به موقع و مقرون به صرفه ضایعات صنعتی به علت تفکیک کردن آنها

•    استفاده از قفسه بندی و ارتفاع در چیدمان مواد و صرفه جویی در سطح اشغال محیط کار

•    پاکیزگی سطح محیط کار و جلوگیری از لغزیدن کارکنان و زمین خوردن آنها و بروز حوادث در حین کار

•    رنگ آمیزی مرتب محیط کار و ماشین آلات و نیز تجدید خط کشی ها

•    ایجاد فرهنگ پیشگیری به جای تعمیر

•    رعایت بهداشت، سلامتی و ایمنی کارکنان

•    کاهش خستگی و آزردگی های ناشی از کار در محیط شلوغ ، نامطبوع و حادثه ساز

•    انجام خانه تکانی های روزانه ، هفتگی ، فصلی و سالانه توسط کارکنان به منظور مشارکت عمومی در آراستگی

•    آمادگی مستمر و لحظه ای محیط کار برای بازدیدهای غیر مترقبه مشتری و هر بازدید کننده مهم دیگر از محیط کار



اولین نکته برای اجرای این فرآیند منسجم و دقیق ، حمایت و پشتیبانی کامل و قاطع مدیریت است تا بستری در زمینه فرهنگ سازی مناسب ایجاد شود و با آموزش مستمر در کلیه سطوح اعم از مدیران ارشد ، میانی و کلیه کارکنان اهداف و مکانیزم عملکردها مشخص شود تا هر کس با آگاهی کامل و علاقمند مسئولیت های خود را انجام دهد.

5s به معنای انجام این فرآیندها در یک برهه ی زمانی نیست یعنی بدین معنا نیست که یکبار انجام دادن آن کافی باشد بلکه باید بطور مستمر این فعالیت ها انجام شود و یک مسئول ناظر نیز بر درستی کارها نظارت کند تا تمامی مراحل توسط همه ی افراد شرکت به نحو احسنت انجام شود تا به هدف نهایی یعنی پیشرفت تمامی واحدها رسید.



درباره این مطلب نظری دارید ؟