جستجو

برآنیم با اندیشه ای نو متفاوت باشیم

محیط اداری جذاب و راه حل های آن

محیط اداری جذاب یک کلید واژه برای خلق رفتار صحیح سازمانی و افزایش راندمان است. شرکت های موفق تمایل دارند که کارمندانی شاد داشته باشند. چرا؟ کارکنانی که خوشحال هستند بیشتر انگیزه دارند و سازنده و خلاق هستند. در حقیقت، کارکنانی که در شرکت احساس شادی دارند 4/48 درصد احتمال بیشتری دارد که در آن شرکت باقی بمانند که این امرسبب کاهش هزینه ها می شود. از سوی دیگر کارکنانی که در محیط اداری جذاب و شاد کار نمی‌کنند سالانه خسارت زیادی به شرکتها وارد می‌کنند بعنوان مثال در ایالات متحده سالیانه 300میلیارد دلار خسارت بابت زمان بیماری، مرخصی بی دلیل بابت خستگی و اشتباهات کاری  به کمپانیها وارد می‌گردد. محیط اداری جذاب به نحو چشمگیری این خسارت مالی را کاهش می‌دهد.

یک محیط اداری جذاب و شاد چیزی نیست که بصورت اتفاقی ایجاد شود. محیط اداری جذاب از تغییرات فرآیندهای محیطی و انسانی شکل می‌گیرد. در اینجا 15 نکته که یک محیط اداری جذاب را شکل می‌دهد را توضیح می‌دهیم.

1. نور طبیعی را وارد کنید.

نور طبیعی را وارد محیط اداری کنید. محققان مغز و اعصاب دانشگاه northwestern دریافته‌اند که رابطه مستقیمی بین نور طبیعی در محل کار با مقدار انرژی و زمان خواب کارمندان وجود دارد. افرادی که در محیط اداری جذاب کار می‌کنند و به نور طبیعی دسترسی دارند مغز آنها 73% راندمان بیشتری نشان می‌دهد و بطور میانگین 46 دقیقه در شبانه روز نسبت به سایرین بیشتر می‌خوابند. یک ارتباط پایدار و مستقیم بین خواب بیشتر و استراحت کامل با یک محیط اداری جذاب با نور طبیعی مستقیم وجود دارد.

2. یک فضای تمیز و راحت ایجاد کنید.

لازم نیست این مطلب را یک روانشناس به شما بگوید که زمانی که شما در یک منطقه جذاب، راحت و دلپذیر هستید، احساس خوبی خواهید داشت. این نکته  در هر دو محیط خانه و محل کار صادق است. محیط اداری جذاب را با استفاده از گیاهان کوچک و بزرگ، مبلمان جدید، چای و قهوه و تنقلات، وسایل سرمایشی و گرمایشی مطبوع ایجاد کنید. دستگاههای قدیمی، لامپهای سوخته، صندلیهای از کار افتاده را دور بیندازید و تعویض کنید. برای سلامت کارمندان از محصولات ارگونومیک استفاده کنید. محیط اداری جذاب باید دارای ظاهر مثبت و زیبا باشد در این صورت است که همه قدردان خواهند بود و به شدت تحت تأثیر قرار خواهند گرفت.

فضای کار مناسب

3. اتاق آرام

اتاق آرام و ایجاد آن در محیط اداری موجب افزایش آرامش و کاهش استرس برای پرسنل می‌شود. در بسیاری اوقات افراد نیاز به تمرکز برای انجام کارهای دشوار دارند که طرح اتاق آرام به آنان بسیار کمک می‌کند و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. مطالعات نشان می دهد که چرت زدن 20 یا 30 دقیقه بهتر از یک فنجان قهوه افزایش انرژی ایجاد می‌کند. این خواب کوتاه و اجازه استفاده آن به  کارمندان، یک محیط اداری جذاب و پویا ایجاد می‌کند.

4. سیاست درب باز داشته باشید

کارکنان رضایت شغلی بیشتری را نشان می دهند زمانی که بدانند حرفهای آنان شنیده می‌شود. یکی از راه های این کار این است که شفافیت بین مدیران و کارکنان را تضمین نماییم زیرا اغلب تعارض ها زمانی اتفاق می افتند که کارکنان احساس کنند که از حلقه خارج می شوند. باید بدانند که  که شما همیشه برای سوالات، نظرات و نگرانی ها در دسترس می باشید. و "درب باز" باید به معنای واقعی کلمه باشد - نگه داشتن درب باز تشویق ارتباطات دوستانه است و یک راه حل بسیار مهم برای محیط اداری جذاب است.

5. محیط اداری جذاب را با مناطق تفریحی تجهیز کنید.

اگر می توانید، برای حلقه های بیرونی میز پینگ پنگ و یا هر وسیله بازی و تفریحی دیگری قرار دهید. بازی های دوستانه و تفریحی انسجام تیمی را بیشتر می‌کند و منافع مدیران بیشتر تأمین می‌شود. لذت بردن از یک مکان بازی کوچک به خنثا کردن تنشهای کاری کمک می‌کند. بطور خلاصه محیط اداری جذاب مساوی است با تفریح کاری.

6. مزایای خارج از جعبه

تعدادی از شرکت ها، مانند Netflix، شروع به آزمایش برای مزایای غیر معمول و نامحدود کرده اند و کشف کردند که افرادی که دارای مزایای نامحدود مانند مرخصی بدون اجازه هستند بیشتر در محل کار خود حاضر می‌شوند تا کسانی که دارای PTO ساختاری هستند. ایجاد محدودیت و ساختارهای قانونی موجب افزایش تمایل به ترک محل کار می‌شود. اینکه پیدا کردن یک CD در محل کار برای بعضی کارمندان چند روز و نوشیدن یک فنجان قهوه یک ساعت به طول می‌کشد به دلیل محدودیتهای دست و پا گیر است.

7. ارائه بازپرداخت هزینه تحصیل

استارباکس، اپل، بانک مرکزی آمریکا و ... اینها برخی از شرکت هایی هستند که بازپرداخت هزینه های تحصیل کارکنان خود را پرداخت می‌کنند. نه تنها این یک دارایی ارزشمند برای بسیاری از شاغلان است، بلکه سرمایه گذاری خوب در آموزش کسانی است که قبلا استخدام شده اند. با تأمین هزینه های مدرسه گران قیمت، شما به آنها فرصتی برای بهبود مهارت های خود می دهید که به نوبه خود به شرکت شما کمک خواهد کرد. یک محیط اداری جذاب تنها در تغییر فیزیکی محل نیست بلکه تغییر یک رویکرد است.

8. کارکنان خود را یکبار در هفته ناهار مهمان کنید

هر جمعه، غذا را برای کل دفتر سفارش دهید و همه با هم غذا بخورید. کارمندان به خاطر این زحمت شما سپاسگزار خواهند بود و یک وعده غذا در کنار دوستان و همکاران به افزایش کیفیت کار تیمی کمک خواهد کرد و یک محیط اداری جذاب ایجاد خواهد نمود.  

9. اجازه شخصی سازی ایستگاه کاری

کارمندان شما بخش زیادی از روز خود را در ایستگاه کاری خود یا همان محیط کاری صرف می کنند، بنابراین اجازه دهید منطقه خود را به گونه ای طراحی کنند که دوست دارند. این به این معنی است که آنها می توانند میز و صندلی و کامپیوتر خود را انتخاب کنند. آنها می‌توانند با استفاده از عکس های شخصی، گیاهان و ... محل کار شخصی خود را تزیین کنند. هنگامی که فضای خود را سفارشی میکنیم، احساس غرور بیشتری می کنیم و غرور و افتخار به همه چیزهایی که در کار ما انجام می شود، گسترش می یابد.

10. معرفی برنامه های سلامتی

ابتکارات جدید و سرگرم کننده را برای افزایش شادی و احساس رفاه در یک محیط اداری جذاب نظر بگیرید. به عنوان مثال، یک بار در ماه می توانید یک جایزه را به فردی که بیشتر خلاقیت نشان داده است بدهید. یا می توانید هفته ای یکبار میوه های تازه را برای پرسنل سفارش دهید. شما همچنین می توانید نگهداری فرزندان در نزدیکی محل کار را ارئه دهید. اینکه کارمندان خیالشان از بابت فرزندانشان راحت باشد به تمرکز بیشتر فکری و ایجاد یک محیط اداری جذاب بیشتر یاری می‌رساند.

11. استفاده از زبان همگانی

خط مشی کارکنان را به کار گیرید، زبان مورد استفاده شما تأثیر بزرگی بر چگونگی درک آنچه شما می گویید دارد . با استفاده از عباراتی مانند "چرا ما سعی نمی کنیم" به جای "شما باید"، شما قدردانی و همکاری را نشان می دهید. هیچ کس نمی خواهد احساس کند که برای یک تزار کار می کند. محیط اداری جذاب باید سرشار از کلام گویا و رسا با مسوولیت پذیری جمعی باشد.

12. جلسات محدود

جلسات بزرگترین قاتل بهره وری هستند. 63 درصد از جلسات دستور کار ندارند و 73 درصد مردم در جلسات کار دیگری انجام می‌دهند. از طریق ایمیل و یا نصب تخته و نوشتن مطالب سعی کنید که مشارکت ذهنی برای انجام امور ایجاد کنید.

13. فعالیت های سرگرم کننده

تغییر و وقفه سرگرم کننده در کار ایجاد کنید. به عنوان مثال، تولد هر کارمند را با کیک جشن  بگیرید و در کنار هم از یک نوشیدنی لذت ببرید. یا مسابقات فوتسال و پینگ پنگ برگزار کنید و به برندگان پاداش بدهید. این امور باعث ایجاد همبستگی تیمی و یک حس رقابت سالم می‌شود. محیط اداری جذاب خود را با پرداختن به امور غیر کاری و متناسب با زمان و موقعیت پویا و زنده بسازید.

14. کار بیش از حد به کارمندان نسپارید

در مورد میزان کارهایی که هر کارمند می تواند انجام دهد واقعی فکر کنید. کار بیش از حد توان، به فرسودگی تبدیل می شود و این امر یکی از دلایل اصلی ترک مشاغل است. تحقیقات نشان می دهد که زمان کار هفتگی از 50 ساعت کاری که بیشتر می‌شود راندمان به شدت کاهش می‌یابد. افراد بیشتری را استخدام کنید در صورتی که همه افراد به طور مرتب و متناسب کار داشته باشند. این به شما هزینه زیادی تحمیل می‌کند، اما در بلند مدت، حفظ و بهره وری بیشتری خواهید یافت.

15. اجازه دهید کارکنان ساعتهای خود را تنظیم کنند.

ساعات کاری بطور معمول و سنتی از 8 آغاز و 5 پایان می‌پذیرد. اما شما به افراد اجازه دهید که گاهی ساعات کار خود را تغییر دهند تا به امور شخصی و فرزندان خود برسند. متعادل و منعطف برخورد کنید تا راندمان را افزایش دهید.


همه سازمانها و شرکتها از یک الگو پیروی نمی‌کنند اما تمامی شاغلین در پی یک محیط اداری جذاب هستند تا تمام انرژی و توان خود را برای سازمان خود هزینه کنند به شرط آنکه قدردانی و انعطاف در آن لحاظ شده باشد.

محیط جذاب اداری ابتدا نیاز به تغییر رویکرد سنتی دارد. پس از تغییر و دست برداشتن از کلیشه های فرسوده و اجازه دادن به تغییر و تنوع و پویایی می‌توانید هم از یک محیط اداری جذاب که ساخته‌اید لذت ببرید و هم تغییر شگرف در کسب و کارتان را ببینید.


مقاله زیر را از دست ندهید:

عادت روزانه ی مدیران موفق



درباره این مطلب نظری دارید؟